Egy vállalkozás vezetésének egyik legmacerásabb és leginkább időigényes pontja az adminisztráció és a számlázás intézése. Az elektronikus számlázás nagyban megkönnyítheti a folyamatot, sokan mégis ódzkodnak tőle. Nézzük át az előnyeit és hátrányait!

Az elektronikus számlázás lényege, hogy egy számlázó program segítségével készül a számla, melyet elektronikus úton továbbítasz ügyfeleid felé. Ettől eltekintve lényegében minden ugyanúgy zajlik: aláírásod digitális formában kerül rá, a kiállítás pontos idejéről pedig egy úgynevezett időbélyeg gondoskodik – ne aggódj, ez megtalálható az elektronikus számlázó programokban, nem a te feladatod, hogy létrehozz egyet. Az elektronikus számlákat is archiválnod kell, azokat a számítógépen, külső adathordozókon vagy a felhőben tárolhatod.

Vajon miért nem használ minden vállalkozás elektronikus számlázást?

Feltehetően a vállalkozások számára a legnagyobb visszatartó erő a megszokás és a bizalmatlanság. Egy új rendszerre átállni kellemetlen, pláne, amennyiben az egy új számítógépes program használatának elsajátításával jár. Másrészt pedig ahogy bármely online megoldás esetében, sokan az elektronikus számlázással szemben is bizalmatlanságot éreznek – egyszerűen jobban bízunk a kézzelfogható dolgokban.

Ezen túl az is nyilvánvaló, hogy az elektronikus számlázásra való átállás nem csak kényelmi szempontból macerás, a kezdeti időkben bizony plusz időráfordítást igényel. Nincs például automatikusan digitális aláírásod, azt létre kell hoznod – ehhez pedig szükséged van aláíró tanúsítványra.

Milyen előnyökkel számolhatsz a kezdeti nehézségek után?

A legkézenfekvőbb, hogy nem kell kinyomtatnod és postai úton elküldened a számlákat, ezzel pedig hosszú távon rengeteg pénzt spórolhatsz meg – nem mellesleg pedig a nyomtatás kiiktatásával a környezetvédelmi szempontoknak is eleget teszel. A pénz mellett időt is megtakaríthatsz, hiszen a postán való sorban állás helyett pillanatok alatt elküldheted a számlát e-mailben. Az adminisztrációs procedúra rövidítésével továbbá saját válladról is nagy terhet veszel le, és az egyébként számlázással töltött idődet másra fordíthatod.

Nem lesz szükséged hatalmas irattárolókra sem, ugyanis az elektronikus számlák eredeti példánya számítógépeden vagy a felhőben van. Ez egyben azt is feleslegessé teszi, hogy megszokásból kinyomtasd és lefűzd a számlát, mert a nyomtatott verzió jogilag nem számít eredetinek ebben az esetben. „Digitális irattárolód” ráadásul sokkal könnyebben kezelhető és átlátható, akár évek után is könnyedén visszakereshetsz egy adott számlát anélkül, hogy egyesével kéne végiglapozgatnod a több ezer lefűzött papírt.

Ha áttérsz az elektronikus számlázásra, nem árt, ha könyvelőddel is az online térben tudsz kapcsolatot tartani. Ebben támaszod lesz az ACloud, mely terepet nyújt a könyvelőddel való közvetlen kommunikációnak, valamint a számlák megosztásának. A felületen átlátható módon, rendezetten kezelheted vállalkozásod pénzügyeit, melyeket könyvelőd is valós időben követhet. Tárold biztonságosan elektronikus számláidat a felhőben, az Acloud segítségével!

Forrás: 5 Perc Adó, Számlázóválasztó