Egy vállalkozás kezdetekor és szerencsétlen esetben menet közben is választás elé kerülünk: ki legyen az a könyvelő, akire bízzuk cégünk pénzügyeit. Bizalmi területről van szó, hiszen ha érdemi segítséget szeretnénk kapni, a könyvelőnknek bele kell látnia a rendszereinkbe, a folyamatainkba, ahogy egy orvos is megvizsgál, amikor panasszal megyünk hozzá.
Egy jó könyvelő sokat tehet a vállalkozás sikeréért, egy felkészületlen vagy lelkiismeretlen pedig rengeteget rombolhat.
Abban igyekszünk támpontokat adni, miket vegyünk figyelembe az igazán jó könyvelő megtalálásához.
Ellenőrizzük
Az alap az, amivel új könyvelőnk leinformálását kezdjük, hogy ellenőrizzük a Pénzügyminisztérium honlapján, hogy regisztrált-e a mérlegképes könyvelők között, valamint hogy számlaképes-e.
Először is ne egy barátot vagy családtagot kérjünk meg automatikusan, „majd a Józsi megoldja okosban”, mert lehet ugyan Józsi kiváló könyvelő, de nem biztos, hogy a mi vállalkozási formánk a szakterülete. Fontos ugyan a szimpátia, de törekedjünk arra inkább, hogy leinformálható (lehetőleg hozzánk hasonló formában vállalkozó hiteles emberek által), referenciákkal rendelkező embert válasszunk. A titoktartási kötelezettség magától értetődőnek tűnik, de érdemes rögzíteni is. Emellett bizalmat építhet, ha látjuk, a könyvelőiroda megfelelő honlappal, közösségi oldallal rendelkezik, ahol rendszeresen kommunikál.
Felelősség
A felelősségi körök tisztázása is a kezdeti lépések közt kell, hogy legyen. Az anyagi felelősség körét nem részletezi a Ptk, ezért ezt érdemes szerződésben tisztázni. A különböző felelősségbiztosítások védettséget nyújthatnak az egyetemes felelősség nyújtotta fenyegetéssel szemben. Az ügyfélkapu kezelését is tisztázni kell: ha a mi feladatunk, ezzel a felelősség is a miénk, míg ha a könyvelő végzi, úgy az övé, de a jelszavainkkal is tisztában lesz.
A könyvelőnek feladata az is, hogy vizsgálatok esetén a hatóságok előtt képviseli ügyfelét, hiszen ő tud releváns válaszokat adni, ezzel ügyfele válláról levéve ezt a terhet.
Kommunikáció
A kommunikáció az ügyfél és könyvelője között elengedhetetlen, hiszen egy szakemberre bízod a pénzügyeid, akinek nem csak a számlák rögzítése és a bérszámfejtés a feladata, hanem együtt gondolkodva a cég vagy vállalkozás adójának optimalizálása is. Ha változás történik az adózásban, arról is köteles a könyvelő tájékoztatni ügyfelét, illetve rugalmasan rendelkezésére állni a szakmájával kapcsolatos kérdésekben. Ha úgy érzed ezek valamelyike nem teljesül, kérdéseid maradtak a tanácsadás után, vagy többször nem éred utol könyvelődet kérdéseiddel, esetleg nem kapsz kielégítő választ, ideje elgondolkodni a váltáson.
Ár
Az árazás egy mindenkinél kényes kérdés, főként hogy az olcsóbb itt egyértelműen a drágább, egy jó könyvelő költségeire ugyanis úgy kell tekintenünk, mint egy befektetésre. Egy szakmájára igényes könyvelő az elvégzett munka függvényében állapítja meg az árat, tehát más a díja egy Kft. könyvelésének, mint egy KATÁ-s egyéni vállalkozónak, de ezen kívül még az igénybevett szolgáltatások, az adott hónapban elvégzett feladatok mennyiségétől függően is változhat a díj. Ez számunkra is biztosítja azt, hogy a könyvelőnk odafigyel ránk és pontosan tisztában van a számunkra elvégzett munka mennyiségével és minőségével.
Így könnyebb a váltás
A váltás sokszor nem könnyű, főként ha hosszú éve dolgozunk egy könyvelővel és úgy érezzük, van jobb szakember nála a piacon. Ezekre a problémákra is kínálnak megoldást az egyre komplexebb felhő alapú megoldások. Ha ezekben vezetik ugyanis a könyvelők a vállalkozás korábbi eredményeit, és ez mindkét oldalról hozzáférhető, sokkal egyszerűbb az új könyvelőnk számára elérhetővé, hozzáférhetővé tenni az előzményeket. Ez lényegesen leegyszerűsíti a könyvelők munkáját és a vállalkozóknak is időt, energiát spórol, amivel tényleg akadálytalanul válthat könyvelőt.
Kíváncsi vagy vállalkozásként és könyvelőként milyen rendszerek tehetik egyszerűbbé az életed? Kérd tanácsadásunkat!
